การตั้งค่า OneDrive retention

เมื่อผู้ดูแลระบบทำการลบผู้ใช้บน Microsoft 365 admin center ผู้ใช้คนดังกล่าวจะไม่ได้ถูกลบออกจากระบบโดยสิ้นเชิง แต่บัญชีผู้ใช้และข้อมูลต่าง ๆ รวมถึงข้อมูลที่เก็บไว้บน OneDrive จะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 30 วัน ซึ่งในช่วง 30 วันนี้จะสามารถกู้คือ (Restore) ข้อมูลที่ผู้ใช้ที่ถูกลบเก็บไว้บน OneDrive ได้ โดยโพสต์นี้จะสาธิตวิธีการตั้งค่า OneDrive retention เพื่อเพิ่มจำนวนวันที่เก็บข้อมูลให้นานกว่า 30 วัน ครับ

การตั้งค่า OneDrive retention

การตั้งค่า OneDrive retention คือการกำหนดจำนวนวันที่ให้ OneDrive เก็บข้อมูลของผู้ใช้ที่ถูกลบไว้ก่อนทำการลบข้อมูลอย่างถาวร โดยค่าดีฟอลท์ของระยะเวลาการเก็บข้อมูล (retention) หลังจากผู้ใช้ถูกลบ ของ OneDrive คือ 30 วัน แต่สามารถตั้งได้นานสูงสุดคือ 3650 วัน (ประมาณ 10 ปี) โดยภายในระยะเวลาดังกล่าวนี้ยังสามารถเข้าถึงข้อมูล OneDrive ของผู้ใช้ที่ถูกลบได้

แต่หลังจากหมดระยะเวลาการเก็บข้อมูล OneDrive ของผู้ใช้ที่ถูกลบจะถูกย้ายไปเก็บไว้ใน recycle bin เป็นเวลาอีก 93 วัน โดยในช่วงเวลานี้หากต้องการกู้ข้อมูลจะต้องใช้ PowerShell

สำหรับวิธีการตั้งค่าการเก็บข้อมูล OneDrive มีขั้นตอนดังนี้

1. ล็อกอินเข้า SharePoint admin center ด้วยบัญชีที่เป็น Global Admin ของ Microsoft 365

2. บนหน้าโฮมของ SharePoint admin center คลิกเลือกเมนู Settings

3. บนหน้า Settings ให้คลิก Retention ของแอป OneDrive

4. บนหน้าตั้งค่า Retention ให้กรอกจำนวนวัน (สูงสุด 3650 วัน) ที่ต้องการให้ OneDrive เก็บข้อมูลไว้หลังจากผู้ใช้ถูกลบในช่องใต้หัวข้อ Days to retain a deleted user’s OneDrive เสร็จแล้วคลิก Save

ผลการทำงาน

การตั้งค่าการเก็บข้อมูล OneDrive นั้นจะมีผลกับผู้ใช้ที่ถูกลบหลังจากทำการตั้งค่า และผู้ใช้ที่อยู่ในระหว่างโปรเซสการลบ โดยจำนวนวันจะเริ่มนับในทันทีที่ผู้ใช้ถูกลบบน Microsoft 365 admin center

ประวัติการเผยแพร่บทความ
22 มกราคม 2565 : เผยแพร่ครั้งแรก

อ้างอิง
OneDrive retention and deletion

Share This
Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmailby feather